O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE VARGEM ALTA, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, usando de suas atribuições legais e prerrogativas regimentais, faço saber que a Câmara Municipal Aprovou e eu Promulgo a seguinte Resolução:
Art. 1° Aprovar Instrução Normativa UTA nº 001/2020 proposta pela Unidade de Controle Interno e Unidade Técnica de Administração, que dispõe sobre o sobre a necessidade de padronização dos procedimentos a serem adotados na organização do protocolo da Câmara Municipal de Vargem Alta.
Art. 2° Está resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 3° Revogam-se as disposições em contrário.
Vargem Alta, 17 de agosto de 2020
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Vargem Alta.
DISPÕE SOBRE A NECESSIDADE DE PADRONIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS NA ORGANIZAÇÃO DO PROTOCOLO DA CÂMARA MUNICIPAL DE VARGEM ALTA
Versão: 01
Aprovação em: 17/ agosto/2020.
Ato de aprovação: Projeto Resolução Nº 01/2020
Unidade Responsável: Unidade Técnica de Administração (UTA) / Setor Protocolo Unidade Executora: Unidade Técnica de Administração (UTA) I Setor Protocolo Organização: Sistema Técnico de Administração (STA)
I – FINALIDADE
A presente Instrução Normativa dispõe sobre a necessidade de padronização dos procedimentos a serem adotados na organização do protocolo da Câmara Municipal de Vargem Alta.
II – ABRANGÊNCIA
A presente Instrução Normativa abrange a todas unidades internas e na entrada de documentos externos.
III – CONCEITOS
Para fins de melhor entendimento, consideram-se:
a) PROTOCOLO - conjunto de tarefas correspondentes ao recebimento, registro e controle de documentos de qualquer origem, bem como a sua expedição;
b) COMUNICAÇÃO EXTERNA - meio de comunicação utilizado pelas unidades da administração deste Poder para encaminhar documentos, informações, bens, valores, sejam esses correspondentes a atividade legislativa e operacional da Câmara a outras entidades públicas e privadas;
c) COMUNICAÇÃO INTERNA - meio de comunicação utilizado pelas unidades da administração deste Poder para encaminhar documentos, informações, bens, valores, sejam esses correspondentes a atividade legislativa e operacional da Câmara, observando seu caráter restrito do Poder Legislativo;
d) REQUERIMENTOS - meio de comunicação utilizado por cidadãos, servidores públicos, agentes políticos para solicitar informações e encaminhar questões a Câmara Municipal;
e) DIVERSOS - correspondências bancárias, comerciais, periódicos, encomendas entre outros.
IV - BASE LEGAL E REGULAMENTAR
A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, no sentido de implementação do Controle Interno da Câmara Municipal de Vargem Alta, sobre a qual dispõe:
a) Art. 5, 31, 37, 70 e 74 da Constituição Federal;
b) Art. 45, 46, 47, 70, 71, 76 e 112 da Constituição Estadual;
c) Art. 142 da Leio Orgânica do Tribunal de Contas
d) Art. 36, 37, 38, 40, 56 da Lei Orgânica do Município;
e) Lei Federal nº 1185 de 2016;
f) Lei Municipal nº 1029 de 2013;
g) Resolução da Câmara Municipal nº 76 de 2013;
h) Instrução Normativa da Unidade de Controle Interno nº 01 de 2019.
V – RESPONSABILIDADES
Do Protocolo:
a) recepcionar e destinar correspondências e documentos;
b) verificar, examinar, e classificar os documentos recebidos, separando os que devem ser registrados, tomando as cautelas e providências necessárias ao registro de entrada, para o correto e imediato encaminhamento;
c) informar aos usuários do serviço quanto ao encaminhamento de correspondências e documentos;
d) integrar, coordenar e padronizar os procedimentos de gestão de documentos;
e) propor alterações e adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo da Unidade Técnica Administrativa;
f) verificar cuidadosamente para não receber e protocolar documentos incompletos, sem assinatura, ou identificação, ou até mesmo com endereçamento errado, entre outros.
Da Câmara:
a) oferecer infraestrutura para funcionamento adequado do protocolo;
b) promover o cumprimento das normas e procedimentos aplicados ao protocolo;
c) comunicar ao protocolo quaisquer eventuais irregularidades ocorridas na entrega dos documentos;
d) nenhuma unidade administrativa poderá dar curso a procedimento com base em documento que não esteja devidamente protocolado;
VI – PROCEDIMENTOS
Para registro de recebimento de documentos serão necessárias as seguintes informações básicas:
a) por escrito;
b) o tipo de documento (ofício, memorando, relatório, requerimento, carta oficial e entre outros).
c) data;
d) remetente;
e) destinatário;
f) assunto;
g) assinatura;
h) verificar, tratando-se de processo, se todas as folhas estão numeradas, em ordem cronológica, sem emendas ou rasuras e se a parte em branco do verso das folhas foi devidamente anulada com um traço transversal ou por um carimbo de "EM BRANCO".
Para destinação do protocolo as unidades:
a) despachar em no máximo um dia útil;
b) coletar assinatura na entrega do documento;
c) documentos com sinalização de "URGENTE" terão andamento preferencial;
d) os documentos ou volumes com sinalização de "CONFIDENCIAL", "RESERVADO", "SIGILOSO", ou com entrega estritamente pessoal, serão devidamente registrados, porém sem violação de seu conteúdo.
Será dispensada a numeração de protocolo quando se tratar dos seguintes:
a) processos de pagamentos da unidade de contabilidade e finanças para a presidência, vice e versa;
b) convites;
c) correspondências bancárias, comerciais e outras;
d) jornais, revistas, livros, catálogos e outros;
e) documentos de natureza particular.
VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
a) esta Instrução Normativa visa otimizar e unificar a tramitação de documentos no Legislativo vargem altense;
b) a inobservância das tramitações e procedimentos de rotina estabelecidos nesta Instrução Normativa sujeitará os responsáveis as sanções legais cabíveis;
c) está Instrução Normativo deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, a fim de verificar a sua adequação aos requisitos da IN - UCI Nº 01/2019 bem como manter o processo de melhoria contínua dos serviços públicos;
d) a presente Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação.
Vargem Alta, 17 de agosto de 2020
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Vargem Alta.