O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE VARGEM ALTA, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, usando de suas atribuições legais e prerrogativas regimentais, faço saber que a Câmara Municipal Aprovou e eu Promulgo a seguinte Resolução.
Art. 1º Aprovar, Instrução Normativa UCI nº. 002/2019, proposta pela Unidade de Controle Interno, que Dispõe sobre as orientações para atendimento às equipes do Tribunal de Contas do Espírito Santo (TCE-ES).
Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 3º Revogam-se as disposições em contrário.
Vargem Alta, 19 de agosto de 2019.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Vargem Alta.
Versão: 01
Aprovação em: 19/08/2019
Ato de Aprovação: Projeto Resolução nº 05/2019
Unidade Responsável: Controladoria Interna
Unidade Executora: Todas as unidades da estrutura organizacional da Câmara Municipal
Organização: Sistema de Controle Interno (SCI)
Estabelecer procedimentos para atendimento das equipes de Controle Externo do TCE-ES.
A presente Instrução Normativa abrange todas as unidades da Câmara Municipal de Vargem Alta.
a) Controle Interno: Compreende o plano da organização e todos os métodos e medidas adotadas pela entidade para salvaguardar seus ativos, verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a eficiência nas operações e estimular o seguimento das políticas executivas prescritas, auxiliando, assim, as ações do controle externo;
b) Sistemas de Controle Interno (SCI): Conjunto de procedimentos de controle interno, inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da Controladoria Geral;
c) Unidades Executoras Diversas: Sujeitas às rotinas de trabalho e aos procedimentos de Controle Interno, estabelecidos nas Instruções Normativas;
d) Controle Externo: É o de fiscalização financeira, contábil, operacional e orçamentária que o Tribunal de Contas do Estado exerce sobre o Poder Legislativo Municipal em relação à aplicação dos recursos públicos, os contratos administrativos celebrados, as atividades desenvolvidas, operações, atos e omissões dos servidores, instauração e acompanhamento de processos que visam investigar irregularidades, as prestações de contas, a garantia dos direitos fundamentais individuais, coletivos, transindividuais, difusos, políticos e sociais, sob a égide da Legislação vigente;
e) Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES): Órgão de controle externo do Estado e dos Municípios nos termos da Constituição Federal e Estadual, ao qual compete, entre outras atribuições, realizar: por iniciativa própria da Câmara Municipal ou das respectivas comissões técnicas ou de inquérito, inspeções ou auditorias de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional, patrimonial e ambiental;
f) Informação Requisitória: É o documento que tem por finalidade requisitar informações ou documentos para fins de controle e auditorias;
g) Oitiva: Ato de ouvir determinadas pessoas convocadas para prestar esclarecimentos dentro do procedimento de auditoria do TCE-ES.
A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, no sentido de implementação do Controle Interno da Câmara Municipal de Vargem Alta, sobre o qual dispõe:
a) Art. 5, 31, 37, 70 e 74 da Constituição Federal,
b) Art. 45, 46, 47, 70, 71, 76 e 112 da Constituição Estadual,
c) Art. 132 e 142 da Lei Orgânica Tribunal de Contas do Espirito Santo;
d) Art. 36, 37, 38, 40, 56 da Lei Orgânica do Município;
e) Resolução da Câmara Municipal nº 076/2013;
f) Art. 2 e 130 do Regimento Interno da Câmara Municipal;
g) Instrução Normativa Unidade de Controle Interno nº 01/2019.
Da Unidade de Controle Interno:
a) Promover a divulgação da Instrução Normativa junto às unidades executoras da estrutura organizacional da Câmara Municipal de Vargem Alta, em especial quanto às condições e procedimentos a serem adotados para a qualidade e excelência no atendimento;
b) Recepcionar a equipe técnica do Controle Externo, com apresentação ao Presidente do Poder Legislativo, aos servidores das unidades responsáveis pelas informações e documentos solicitados;
c) Providenciar espaço físico adequado, recursos disponíveis e tecnológicos para os trabalhos da equipe de Controle Externo;
d) Comunicar às unidades executoras as fiscalizações que serão realizadas, solicitando providências quanto às documentações solicitadas pelo TCE-ES;
e) Conferir a lista de verificação “check list” (enumeração do conjunto de ações a desenvolver por forma a atingir determinado objetivo) do Controle Externo, observando se todos os itens e quesitos estão sendo atendidos e, caso não sejam, providenciar os documentos e as informações necessárias;
f) Colocar à disposição da equipe de Controle Externo, um servidor no intuito de atender eventuais solicitações de imediato;
g) Organizar toda documentação em um único ambiente onde a equipe possa trabalhar sem ser interrompida;
h) Reunir-se com a equipe de Controle Externo para conhecimento dos documentos e informações pendentes, se for o caso, inclusive quanto aos prazos e forma de encaminhamento e encerramento formal da fiscalização;
i) Manter registro de todas as fiscalizações efetuadas.
Da Câmara Municipal:
a) Cumprir fielmente as determinações desta Instrução Normativa, divulgando aos servidores da unidade, velando pelo seu fiel cumprimento;
b) Atender com prioridade às solicitações da Unidade de Controle Interno, quanto ao fornecimento de informações, documentos e processos objetos da análise a ser auditada pelo Controle Externo;
c) Atender com presteza as demais solicitações feitas pela equipe do Controle Externo;
d) O signatário será responsável pela veracidade das informações prestadas aos auditores de controle externo do TCE-ES.
A comunicação enviada pelo Controle Externo sobre a auditoria a ser realizada deverá ser recebida e assinada pelo Presidente do Poder Legislativo Municipal, que deverá ser remetida à Procuradoria Legislativa da Câmara Municipal para tomar conhecimento do seu teor, após ciência, a comunicação deverá ser enviada à Controladoria Interna para formalizar a abertura de um processo administrativo com as devidas anotações que se fizerem necessárias, bem como anexar posteriormente o relatório da equipe de auditoria. Cabe à Controladoria Interna informar às unidades administrativas a serem auditadas para disponibilizarem os documentos e as informações solicitadas pelas equipes de Controle Externo. A Controladoria Interna ao receber a visita das equipes fiscais externas, deverá:
a) Encaminhá-las às unidades a serem auditadas, apresentando aos auditores os servidores das unidades prestadoras de informações;
b) Ajustar, em comum acordo, com os auditores as questões operacionais do trabalho;
c) Disponibilizar as informações, espaço físico, recursos disponíveis e tecnológicos;
d) Reunir-se com a equipe de fiscalização para esclarecimentos de documentos e informações pendentes;
e) Encaminhar documentos e informações pendentes ao Órgão de Controle Externo;
f) As unidades auditadas ficarão responsáveis para prestar informações e apresentar os documentos solicitados pelos auditores.
a) As solicitações dos auditores de Controle Externo serão feitas à Controladoria Interna, ou ao servidor designado, que remeterá os pedidos ao responsável da unidade competente, para que conforme a complexidade das informações ou dos documentos solicitados, seja fixado um prazo razoável, podendo ser justificado, ser prorrogado por igual período, uma única vez;
b) Todos os documentos e informações deverão conter a assinatura do informante responsável pela unidade;
c) Os processos administrativos relacionados pelo Controle Interno ou da unidade designada, deverão ser entregues anexados por ofício, aos auditores de Controle Externo, mediante da assinatura de recebimento do auditor solicitante;
d) A solicitação de cópia de documentos pelos auditores de Controle Externo deverá ser entregue por meio de protocolo, contendo o número do processo e das páginas que serão copiadas;
e) Ao final dos trabalhos de auditoria, havendo informações e documentos pendentes a serem entregues aos auditores de Controle Externo, cabe ao Controle Interno e a unidade designada a justificativa e o envio da documentação solicitada.
a) Quando por solicitação formal dos agentes do Controle Externo, houver a necessidade de oitiva do servidor, o responsável pelo Controle Interno estabelecerá, em conjunto com os agentes de Controle Externo, o dia/hora para que o mesmo possa depor ou prestar os devidos esclarecimentos, de forma a não prejudicar as atividades e os compromissos laborais dos servidores, devendo tal solicitação ser feita com antecedência mínima de 02 (dois) dias úteis;
b) O servidor será intimado a depor e a prestar esclarecimentos mediante solicitação feita pelo responsável do Controle Interno, ao responsável da unidade, indicando o nome do servidor, o dia, hora e o local onde o mesmo deve comparecer;
c) Fica vedado a qualquer servidor da Câmara Municipal de Vargem Alta, externar opinião ou dar informações sem o prévio exame do responsável pelo Controle Interno, sem a devida formalização por escrito, salvo em caso de oitiva devidamente requisitada;
d) Os servidores que forem ouvidos deverão ser acompanhados pelo representante da Controladoria Interna e/ou da Procuradoria Legislativa.
a) Esta Instrução Normativa visa facilitar o relacionamento do Controle Externo com o Controle Interno, através de medidas e procedimentos que visam melhorar e aperfeiçoar o atendimento às demandas do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, para que os trabalhos sejam desenvolvidos com celeridade, moralidade, eficiência, transparência, legalidade, razoabilidade e eficácia.
b) Demais diligências poderão surgir no ato da realização das auditorias ou inspeções que poderão ser resolvidas junto à Controladoria Interna da Câmara Municipal de Vargem Alta, desde que não fira os preceitos Constitucionais e Legais.
c) A inobservância das tramitações e procedimentos de rotina estabelecidos nesta Instrução Normativa, sem prejuízo das orientações e exigências do TCE/ES, relativas ao assunto, sujeitará os responsáveis às sanções legais cabíveis.
d) Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, a fim de verificar a sua adequação aos requisitos da Instrução Normativa UCI n° 01/2019, bem como manter o processo de melhoria contínua dos serviços públicos;
e) Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Vargem Alta, 19 de agosto de 2019.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Vargem Alta.